社会人のためになればいいな〜と思うこと

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内容を明確にする技術を伸ばす方法

仕事をする中では伝える内容や伝えられている内容が曖昧なことがある。その曖昧な中で内容が明確になっていない場合にはお互いの認識が異なってしまい「こんなはずではなかったのに」という結末を迎えてしまうことがある。このようなことを経験したことがある人もいることだろう。そのような結果になるとイライラしてしまい、仕事の成果も生まれにくい。これは伝えるべき内容が明確になっていないことが原因の1つである。

これを防止するためには自分が伝える場合には曖昧に伝えないこと、そして自分が伝えられる側である場合には曖昧な部分を確認することが必要になる。これを上手に実施するためには少しばかりの技術が必要だ。

内容を明確にする技術は簡単に言えば「要約する」ということだ。要約することで何が話のポイントであるのかを明確にすることができる。この要約する技術を用いて伝える、確認するという行動をすることで内容を明確にすることができる。

「要約する」と聞くと私は国語の授業などを思い出す。しかし、まさにやることは国語の授業と同じだ。話の中で何が一番重要であるのか?を見出すことだ。何気に学生時代のことが今につながっている。国語は苦手だったという人でも日常生活の中でこの力は磨くことができる。何歳になっても磨くことができるものだ。

「要約する」という技術を日常で磨くための方法の1つとしてオススメなのが、「一言で表現する」ことだ。内容を「一言で表現する」ためには自然と要約することになる。これは日常ですぐにできる練習方法だ。これを繰り返し実施していくことで話の本質を共通の認識にすることができるようになる。話の食い違いが少なくなるわけだ。

一言で表現するために良い形がある。それは「つまり・・・」だ。この形に当てはまる言葉が内容を要約したものになる。これを活用すると良いだろう。

自分が伝え手である場合には話をした後に「つまり・・・です」と加えると要約した内容を念押しすることができる。話の冒頭に「つまり」を抜いて「・・・です」と結論をいうこともやっておきたいことだ。自分が聞き手である場合には曖昧であると感じた時に「つまり・・・ですか?」と相手に質問を投げかけていくことで食い違いを防ぐことができる。これを実施するだけで共通認識になりやすく仕事もスムーズに進むのである。

これで伝わるだろう、きっとこうだろうという曖昧さが仕事での大きなミスや成果への遠回りを生み出してしまう。これを防ぐための1つとして内容を明確にする技術は大切である。